Surat niaga menjadi hal tidak bisa lepas dari dunia bisnis. Surat ini termasuk surat resmi yang digunakan untuk mendatangkan keuntungan dari berbagai kegiatan bisnis. Ini karena penggunaan surat niaga bisa mempermudah komunikasi perusahaan atau perorangan untuk mencapai tujuan bisnisnya.
Jika Anda adalah seorang pebisnis, Anda wajib tahu apa saja isi dan jenis-jenis surat niaga. Simak selengkapnya di artikel ini!
Apa Isi Surat Niaga?
Surat niaga termasuk surat resmi, karena dipergunakan dalam kegiatan bisnis. Isi surat niaga berhubungan dengan penawaran barang, jual beli, atau jasa-jasa yang dimiliki oleh perusahaan.
Surat niaga tidak hanya dipergunakan untuk keperluan eksternal antara pihak pebisnis dengan klien. Tapi juga mempunyai fungsi internal sebagai media komunikasi antara pihak tertentu dalam sebuah bisnis yang sama, baik dari tingkat pusat sampai ke cabang-cabang.
Fungsi Surat Niaga
Fungsi surat niaga cukup banyak. Salah satunya adalah sebagai bukti sah adanya perjanjian kerjasama yang berkaitan dengan kegiatan niaga dengan pihak lain. Bukti tersebut akan dijadikan laporan keuangan bisnis yang disusun pada akhir periode.
Selain itu, surat niaga juga memiliki fungsi lainnya, seperti:
- Menjadi bukti sah hitam di atas putih tentang surat-surat perjanjian.
- Sebagai pedoman kerja dalam melaksanakan tugas
- Menjadi bahan dalam pengambilan keputusan
- Menjadi alat pengingat
- Menjadi representasi dari pihak pembuat surat saat bertemu dengan rekan bisnis
Jenis-jenis Surat Niaga
Ada beberapa jenis surat niaga yang biasanya digunakan dalam bisnis, seperti berikut ini:
1. Surat Perkenalan
Ini adalah contoh surat niaga yang dibuat oleh perusahaan dengan tujuan memperkenalkan usahanya, baik berupa barang atau jasa, kepada pihak lain. Surat ini biasanya berisi penjelasan mengenai produk atau jasa yang ditawarkan secara lengkap dan rinci.
2. Surat Permintaan Penawaran
Jenis surat ini adalah surat yang dibuat oleh calon pembeli kepada perusahaan penjual. Isinya tentang permintaan untuk menawarkan sebuah produk yang dimiliki perusahaan. Isinya tentang permintaan untuk menawarkan sebuah produk yang dimiliki perusahaan secara terperinci tentang katalog produk, harga, promosi, dan sebagainya.
3. Surat Penawaran
Berikutnya, surat penawaran yang merupakan jenis surat niaga yang dibuat oleh penjual dengan untuk menawarkan produk baik barang maupun jasa. Biasanya surat ini dibuat atas inisiatif perusahaan untuk membalas surat permintaan penawaran.
4. Surat Pesanan
Surat ini merupakan surat yang dibuat oleh calon pembeli kepada perusahaan penjual. Surat ini berisikan informasi tentang sebuah produk atau juga layanan yang akan mereka beli.
5. Surat Konfirmasi Pesanan
Sesuai namanya, surat ini adalah konfirmasi pesanan yang menjadi surat balasan sebagai bentuk respons dari pihak penjual. Tujuan dari surat ini adalah memastikan bahwa barang ataupun jasa apa saja yang dipesan dengan harga total pesanan, cara pembayaran, sampai detail pemesanan.
6. Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang
Jenis surat niaga ini dibuat oleh penjual setelah menyetujui dan sepakat dengan aturan pemesanan yang dilakukan pembeli. Fungsi surat ini adalah sebagai pemberitahuan kepada pembeli bahwa barang siap untuk dikirimkan dan informasi mengenai kondisi barang.
7. Surat Penagihan
Surat ini dibuat bila transaksi yang dilakukan bersifat utang. Surat ini dibuat oleh pihak penjual untuk memberitahukan kepada pembeli kapan mereka perlu melakukan pembayaran sampai tanggal jatuh tempo.
8. Surat Pembayaran
Biasanya surat ini dibuat oleh pembeli setelah menerima barang yang dipesan. Surat ini juga disertai dengan jumlah uang yang akan dibayarkan, metode pembayaran, dan bukti pembayaran.
9. Surat Penangguhan Pembayaran
Jenis berikutnya adalah surat penangguhan pembayaran. Surat ini dibuat pembeli atas surat tagihan yang dikirimkan oleh penjual. Surat ini berfungsi sebagai permohonan penangguhan pembayaran lantaran pembeli belum bisa membayar tepat waktu.
Baca Juga: Undang-Undang Mengenai Hak Kekayaan Intelektual
Itulah penjabaran mengenai surat niaga sebagai surat yang dapat mempermudah Anda dalam menjalankan bisnis. Selain surat niaga, untuk membuat bisnis bisa terkelola dengan baik Anda bisa menggunakan ERP software Indonesia.
ERP software Indonesia seperti RedERP memiliki banyak modul dan fitur yang membantu proses bisnis terkelola dengan baik. Software dari RedERP ini cocok untuk Anda yang menginginkan mendigitalisasi semua sistem bisnis dari hulu ke hilir.
Mulai dari proses produksi sampai penjualan, semua bisa Anda kelola lebih cepat, tepat, dan mudah dengan software ERP dari RedERP. Sistemnya juga sudah berbasis cloud. Ayo cari tahu lebih lengkap di websitenya!
